C贸mo solicitar una Firma Electr贸nica

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Las聽nuevas tecnolog铆as聽han cambiado el mundo y lo聽seguir谩n cambiando, generando mayor facilidad en la resoluci贸n de diversos problemas. Evidentemente, el uso de las tecnolog铆as hoy en d铆a conlleva a innumerables beneficios. Sin embargo, tambi茅n manifiesta ciertos puntos negativos, como puede ser la聽dependencia tecnol贸gica y la vulnerabilidad a los fraudes digitales en la documentaci贸n. En consecuencia, en diversos pa铆ses del mundo como en Espa帽a se ha creado la herramienta conocida como firma digital o electr贸nica.

Por lo tanto, a continuaci贸n, te explicaremos c贸mo solicitar una Firma Electr贸nica dentro del territorio Espa帽ol. Incluyendo adem谩s los aspectos m谩s resaltantes asociados a dicho proceso.

Aspectos generales de la Firma Electr贸nica

De la misma forma que existen fraudes tecnol贸gicos, tambi茅n se presentan soluciones tecnol贸gicas, siendo una de ellas la Firma Electr贸nica. Esta la podr铆amos definir como una soluci贸n tecnol贸gica que ofrece tanta seguridad a todos los documentos electr贸nicos. No importa desde el medio que se env铆en estos documentos, siempre que se cuente con una firma Electr贸nica se tendr谩 seguridad y confianza en la fidelidad del mismo.

Adem谩s, con la firma electr贸nica, los聽documentos obtienen valor legal聽y llegan a ser m谩s confiables que los que se redactan con una firma manuscrita. Tal es el caso de Espa帽a, aunque en muchos otros pa铆ses tambi茅n adquieren este valor legal e incluso su uso es de聽car谩cter obligatorio聽en la administraci贸n p煤blica.

Cabe destacar que, el cambio tecnol贸gico es de car谩cter casi obligatorio para todas las empresas que deseen perdurar en su negocio. Esto conlleva a que聽de no adaptarse聽a estas transiciones conllevar铆a a una gran p茅rdida de ventas o incluso a la聽desaparici贸n de la empresa. Por lo tanto, la firma electr贸nica es solo uno de los cambios que se deben realizar.

En Espa帽a este聽documento digital lo expide 煤nicamente la F谩brica Nacional de Moneda y Timbre. Al tratarse de un聽documento totalmente legal聽y avalado por una instituci贸n dependiente de la Administraci贸n, la firma de cualquier documento mediante esta Firma Electr贸nica garantiza que la persona que ratifica ese documento sea聽realmente esa persona.

La firma Electr贸nica est谩 representada por聽dos claves y estas a su vez est谩n聽formadas por dos parejas criptogr谩ficas. Estas son:

  1. Una de las clave聽p煤blica
  2. Otra clave privada.

Estas dos claves se originan a trav茅s de un algoritmo o artificio matem谩tico. Adem谩s, es importante resaltar que cada una de estas claves solamente se podr谩 descifrar con su pareja.

Definici贸n de Firma Electr贸nica

Se puede definir a la Firma Electr贸nica como un conglomerado o grupo de datos electr贸nicos que complementan a un documento electr贸nico de forma ordenada. A continuaci贸n, te mencionaremos sus principales y m谩s destacadas funciones b谩sicas. Entonces:

  • Identificar al firmante de manera inequ铆voca.
  • Resguarda la integridad del documento firmado.
  • Asegura que el documento firmado sea exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteraci贸n o manipulaci贸n.
  • Asegurar el no repudio del documento firmado. Es decir, toda la data que utiliza el firmante para realizar la firma son 煤nicas e irrepetibles. Por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento.

Es necesario destacar que la base legal de la Firma electr贸nica est谩 recogida en la Ley Espa帽ola 59/2003 de la Firma Electr贸nica. Ten en cuenta que, si requieres conocer m谩s acerca de esta ley podr谩s comprenderla en m谩s profundidad en la secci贸n de Base legal de las Firmas de la mencionada ley. Asimismo, esta estructura incluir谩 bajo qu茅 circunstancias la ley equipar谩 la Firma Electr贸nica a la firma manuscrita. Adem谩s, a帽ade notas respecto a la normativa europea y hace distintas referencias legales a firmas con sellos de tiempo y avanzadas.

Certificado Electr贸nico, base de la Firma Electr贸nica

Ten en cuenta que para firmar un documento de forma electr贸nica ser谩 necesario disponer de un Certificado Digital o de un DNI Electr贸nico. En consecuencia, como se mencion贸 anteriormente, el Certificado Electr贸nico o el DNI Electr贸nico contendr谩 el par de claves criptogr谩ficas, elementos indispensables para realizar cualquier tipo de firma de este tipo.

Los Certificados Electr贸nicos tienen como finalidad poder identificar de forma inequ铆voca a su poseedor. Adem谩s, estos son emitidos por Proveedores de Servicios de Certificaci贸n autorizados. Por lo tanto, se convierten en herramientas innovadoras tecnol贸gicamente hablando que brindan seguridad y transparencia a sus usuarios.

Definici贸n de las 鈥淎plicaciones de Firma鈥

Las aplicaciones de Firma no son m谩s que los programas que permiten firmar un documento electr贸nico. Actualmente, existen variedades de programas que son utilizados cotidianamente. Por ejemplo, Adobe Acrobat o Microsoft Word, son eficientes softwares que permiten firmar el mismo documento que se genera. No obstante, esta clase de firma presenta ciertos inconvenientes, los cuales son:

  • No todos los programas que generan documentos son capaces tambi茅n de firmarlos.
  • El destinatario quien emite el documento firmado deber谩 obligatoriamente disponer de la misma aplicaci贸n para que de esta forma pueda verificar la firma. De no ser as铆 se crearan incompatibilidades y errores en los documentos.

En conclusi贸n, las herramientas o aplicaciones legales de Firma Electr贸nica en Espa帽a son capaces de firmar cualquier tipo de documento electr贸nico y ayudan a superar los inconvenientes anteriores. Adem谩s, se pueden descargar gratuitamente, siguiendo unos sencillos pasos aprobados previamente por el gobierno Espa帽ol. Espec铆ficamente, hablamos de las aplicaciones AutoFirma VALIDe, ofrecidas por la Administraci贸n P煤blica, las cuales, te ayudar谩n a firmar y validar documentos.

AutoFirma

La AutoFirma no es m谩s que una App de firma elaborada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones P煤blicas de Espa帽a. Adem谩s, su objetivo primordial se basa en ofrecer al usuario un sistema de firma eficiente, mediante el cual, pueda firmar sencillamente cualquier tipo de documento electr贸nico.

De esta forma el usuario indicar谩 que fichero quiere firmar y la聽App autom谩ticamente escoger谩 el tipo de formato de firma qu茅 se deba aplicar. En consecuencia, el software libera al usuario de cualquier duda t茅cnica.

VALIDe

VALIDe es una eficiente App de Validaci贸n de Firma y certificados mediante su plataforma online. En otras palabras, constituye a la plataforma de validaci贸n que la Administraci贸n General del Estado en Espa帽a coloca a la disposici贸n de las Administraciones y de los ciudadanos para la comprobaci贸n de sus certificados. Dicha aplicaci贸n ofrece los siguientes servicios:

  • Validaci贸n de Firmas Electr贸nicas.
  • Generaci贸n de Firmas Electr贸nicas en m煤ltiples formatos.
  • Visualizaci贸n de Firmas Electr贸nicas con la ayuda del Visor.

Tr谩mites y Ventajas que aporta a sus usuarios la Firma Electr贸nica

En Espa帽a la Firma Electr贸nica facilita los聽tr谩mites聽tanto con la Administraci贸n P煤blica como con Entidades Privadas聽de forma online. Algunos tipos de tr谩mites permitidos son:

  • Presentaci贸n y pago de聽impuestos.
  • Firma de documentos y formularios oficiales.
  • Presentar聽recursos y reclamaciones.
  • Tr谩mites relacionados con el聽padr贸n municipal.
  • Consultar las聽multas de circulaci贸n.
  • Tramitar聽subvenciones.
  • Consultar y cumplimentar el censo.

Poder realizar todo este tipo de tr谩mites sin moverte de tu casa constituye la principal ventaja que se obtiene de tener una Firma Electr贸nica. Tambi茅n cabe destacar que, gracias a ella puedes olvidarte de desplazamientos y esperas innecesarias en oficinas de la administraci贸n. No obstante, tienes otras variadas ventajas, entre ellas, podemos mencionar las siguientes:

  • Garant铆a y fiabilidad聽de la firma electr贸nica al estar garantizada por un organismo p煤blico (F谩brica Nacional de Moneda y Timbre).

  • Validez legal聽de los documentos firmados mediante la firma digital.
  • Acceso a la informaci贸n 煤nicamente por las partes que comparten la informaci贸n. Ya que las comunicaciones est谩n cifradas.
  • Se gana tiempo. Es decir, los tr谩mites se pueden realizar a cualquier hora y cualquier d铆a del a帽o y no hay que esperar colas.

Procedimiento para conseguir la Firma Electr贸nica

A continuaci贸n, te explicaremos el procedimiento para conseguir la Firma Electr贸nica para personas f铆sicas, es decir, para cualquier ciudadano:

  • Primero que nada deber谩s disponer de un dispositivo electr贸nico con una conexi贸n estable a internet.
  • Luego desde tu navegador web preferido deber谩s acceder a la web de la F谩brica Nacional de Moneda y Timbre. Espec铆ficamente聽al apartado de persona f铆sica y聽obtener el Certificado de Software.
  • Recuerda que antes de comenzar la solicitud deber谩s tener en cuenta las especificaciones que se necesitan para hacerlo. Para ello, deber谩s leer detenidamente el apartado de 鈥Consideraciones previas y configuraci贸n del navegador鈥 y aceptar as铆 dicho apartado.
  • Ahora procede a rellenar los datos personales del formulario.
  • Verifica luego la informaci贸n cargada en dicho formulario y de estar de acuerdo selecciona el 铆cono 鈥Enviar la petici贸n鈥. Posteriormente, enviada la petici贸n, le llegar谩 al solicitante un c贸digo al correo electr贸nico registrado. El cual ser谩 necesario mantener a mano a la hora de acreditar tu identidad en una administraci贸n p煤blica.
  • Realiza la acreditaci贸n de tu identidad ante un organismo p煤blico.

Ten en cuenta que para dicho procedimiento deber谩s presentar tu DNI, carnet de conducir o pasaporte. Adem谩s, tambi茅n deber谩s disponer del c贸digo enviado al correo tras la solicitud de la firma electr贸nica. La acreditaci贸n se podr谩 realizar en las m谩s de 400 鈥淥ficinas de Registro鈥 distribuidas en toda Espa帽a.

  • Una vez acreditada la identidad, deber谩s聽descargar el certificado. Para ello, tendr谩s que usar el mismo ordenador, el mismo navegador y el mismo usuario con el que se realiz贸 la solicitud. Luego inserta los siguientes datos:
    • N煤mero de documento de identificaci贸n utilizado en la solicitud.
    • Primer apellido.
    • C贸digo de solicitud.

Finalmente, terminado estos tr谩mites administrativos, se podr谩 disponer del Certificado y se podr谩 ser utilizado. Ten en cuenta que la Firma Electr贸nica tiene una聽validez de tres a帽os聽y que pasado este tiempo聽habr谩 que renovarla聽si se quiere seguir usando.

Renovaci贸n del Certificado

Los Certificados Electr贸nicos disponen de un per铆odo de vigencia, al pasar dichos tiempos estos se vencen. Por lo tanto, no sirven para firmar ni tampoco para identificarse. En consecuencia, el proveedor de los Certificados asigna ciertos procedimientos antes de que este documento pierda su vigencia para poder renovarlo sin necesidad de otro tipo de documento.

En otras palabras, en el caso de los Certificados de la FNMT, tendr谩n una vigencia de聽36 meses. Adem谩s, se podr谩n renovar durante 2 meses antes de su fecha de vencimiento. Dicha informaci贸n la podr谩s ampliara trav茅s de la p谩gina oficial de la F谩brica Nacional de Moneda y Timbre.

Es importante destacar que, el proceso de renovaci贸n de un Certificado, abarca desde la solicitud de la renovaci贸n hasta su descarga final. Adem谩s, se ha de realizar desde el mismo navegador web en el que est谩 instalado dicho software. As铆 pues, los Certificados incluidos en la tarjeta de聽DNIe聽tienen una validez de聽30 meses. Aunque la tarjeta del DNIe pueden tener una validez de hasta 10 a帽os dependiendo de la edad de la persona.

Ahora, si el Certificado caduca tendr谩s que volver a realizar todo el proceso de solicitud del certificado. Sin embargo, este documento se podr谩 gestionar antes de que caduque y el proceso no requiere una solicitud nueva. Recuerda que podr谩s ver si tu certificado est谩 caducado utilizando el servicio聽VALIDe聽del Ministerio de Hacienda y Administraciones P煤blicas.

Revocaci贸n de un Certificado

Podr谩s revocar tu Certificado de Firma Electr贸nica antes de聽 que este expire, recuerda que esto es por razones de seguridad. A continuaci贸n, te mencionaremos las principales causas de revocaci贸n de un Certificado:

  • Solicitud voluntaria del suscriptor.
  • Fallecimiento del suscriptor o de su representado, incapacidad sobrevenida, total o parcial, de cualquiera de ellos.
  • Culminaci贸n de la representaci贸n o extinci贸n de la entidad representada.
  • Inexactitudes en los datos aportados por el suscriptor para la obtenci贸n del certificado.
  • Que se detecte que las claves del Suscriptor o de la Autoridad de Certificaci贸n han sido comprometidas.

Para ciertos casos espec铆ficos, la revocaci贸n de un certificado emitido por la F谩brica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) podr谩 realizarse de tres formas:

A trav茅s de聽Internet

  • En caso de que el titular del mismo o su representate lo posea.

En la聽Oficina de Acreditaci贸n

  • Esta opci贸n es v谩lida para cuando se extrav铆a o es robado, al asistir a la oficina debe firmar el modelo de solicitud de revocaci贸n del Certificado. Estas oficinas env铆an constantemente los registros tramitados a la FNMT. Para que luego esta instituci贸n proceda a la revocaci贸n de dicho documento.

Mediante el n煤mero 902 200 616

  • A veces se hace imposible asistir a la oficina o sencillamente no puedes ir a la oficina, en esos casos tienes este 煤ltimo recurso.

Ahora bien, para el caso espec铆fico del聽DNIe, se deber谩 presentar en cualquier聽oficina del DNIe para poder as铆 revocar dicho Certificado. Siendo as铆 la revocaci贸n聽inmediata聽a la tramitaci贸n de cada solicitud verificada como v谩lida.

Luego, posterior a que es revocado, el Certificado ya no podr谩 ser reactivado m谩s. Por lo tanto, ser谩 necesario volver a iniciar todo el proceso de solicitud. Para estos casos es necesario recordar la entidad de certificaci贸n es la responsable de indicar el procedimiento a seguir. Para conoccerlo simplemente tienes que ingresar al sitio en l铆nea.

Tipos de estructura y formatos de la Firma Electr贸nica

La existencia de m煤ltiples formatos de firma se debe a diversos aspectos, dentro de los que destacan los siguientes:

  • Estructura del fichero.
  • Firmas con m煤ltiples usuarios.
  • Lugar donde se almacena el documento original.
  • Longevidad de la firma y sello de tiempo.

Por lo tanto, una firma electr贸nica no es m谩s que un fichero que contiene informaci贸n sobre el documento original, el firmante, la fecha de la firma, algoritmos utilizados y posible caducidad de la firma. Asimismo, la cronolog铆a de la data que se encuentra dentro del fichero y las etiquetas que indican cuando empieza y termina un campo. Cabe destacar que las posibles opciones de dichos campos entre otros vienen determinado por variados tipos de formatos. Estos son:

CAdES (CMS Avanzado)

Este es el resultado de mejoras hechas al formato de firma estandar. Por lo tanto, este formato es adecuado para realizar firmas de ficheros grandes. Especialmente si la firma contiene el documento original, debido a que optimiza el espacio de la informaci贸n. Deber谩s tener siempre en cuenta que posteriormente al firmar, no podr谩s ver m谩s la informaci贸n, debido a que esta se guarda en forma binaria.

XAdES (XML Avanzado)

  • Posee un formato de texto parecido a las etiquetas del HTML. Mediante este tipo de formato los documentos que se obtienen generalmente son mucho m谩s grandes que los del CAdES. Por lo tanto, no es recomendable cuando el fichero original es demasiado grande. Como dato curioso y peculiar las aplicaciones como eCoFirma del Ministerio de Industria y Comercio, s贸lo firman en XAdES.

PAdES (PDF Avanzado)

  • Es el ideal cuando se trata de un documento en pdf. El destinatario de la firma puede comprobar f谩cilmente la firma y el documento firmado. Para los otros formatos ser铆a necesario contar con alguna herramienta externa para lograr algo as铆.

OOXML y ODF

  • Son los formatos de firma que utilizan Microsoft Office y Open Office, respectivamente. Este tipo de formato permite configurar eficientemente y de forma autom谩tica el formato a utilizar dentro de sus configuraciones avanzadas, si as铆 lo requiere la parte interesada.

Finalmente, esperamos que toda esta informaci贸n asociada al proceso de solicitud de una Firma Electr贸nica en Espa帽a te sea de gran ayuda. Adem谩s, si te ha gustado este art铆culo te recomendamos ingresar al siguiente link donde encontrar谩s informaci贸n variada de tu posible inter茅s.

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