Cómo solicitar una Firma Electrónica

Las nuevas tecnologías han cambiado el mundo y lo seguirán cambiando, generando mayor facilidad en la resolución de diversos problemas. Evidentemente, el uso de las tecnologías hoy en día conlleva a innumerables beneficios. Sin embargo, también manifiesta ciertos puntos negativos, como puede ser la dependencia tecnológica y la vulnerabilidad a los fraudes digitales en la documentación. En consecuencia, en diversos países del mundo como en España se ha creado la herramienta conocida como firma digital o electrónica.

Por lo tanto, a continuación, te explicaremos cómo solicitar una Firma Electrónica dentro del territorio Español. Incluyendo además los aspectos más resaltantes asociados a dicho proceso.

Aspectos generales de la Firma Electrónica

De la misma forma que existen fraudes tecnológicos, también se presentan soluciones tecnológicas, siendo una de ellas la Firma Electrónica. Esta la podríamos definir como una solución tecnológica que ofrece tanta seguridad a todos los documentos electrónicos. No importa desde el medio que se envíen estos documentos, siempre que se cuente con una firma Electrónica se tendrá seguridad y confianza en la fidelidad del mismo.

Además, con la firma electrónica, los documentos obtienen valor legal y llegan a ser más confiables que los que se redactan con una firma manuscrita. Tal es el caso de España, aunque en muchos otros países también adquieren este valor legal e incluso su uso es de carácter obligatorio en la administración pública.

Cabe destacar que, el cambio tecnológico es de carácter casi obligatorio para todas las empresas que deseen perdurar en su negocio. Esto conlleva a que de no adaptarse a estas transiciones conllevaría a una gran pérdida de ventas o incluso a la desaparición de la empresa. Por lo tanto, la firma electrónica es solo uno de los cambios que se deben realizar.

En España este documento digital lo expide únicamente la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Al tratarse de un documento totalmente legal y avalado por una institución dependiente de la Administración, la firma de cualquier documento mediante esta Firma Electrónica garantiza que la persona que ratifica ese documento sea realmente esa persona.

La firma Electrónica está representada por dos claves y estas a su vez están formadas por dos parejas criptográficas. Estas son:

1. Una de las clave pública
2. Otra clave privada.

Estas dos claves se originan a través de un algoritmo o artificio matemático. Además, es importante resaltar que cada una de estas claves solamente se podrá descifrar con su pareja.

Definición de Firma Electrónica

Se puede definir a la Firma Electrónica como un conglomerado o grupo de datos electrónicos que complementan a un documento electrónico de forma ordenada. A continuación, te mencionaremos sus principales y más destacadas funciones básicas. Entonces:

• Identificar al firmante de manera inequívoca.
• Resguarda la integridad del documento firmado.
• Asegura que el documento firmado sea exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.
• Asegurar el no repudio del documento firmado. Es decir, toda la data que utiliza el firmante para realizar la firma son únicas e irrepetibles. Por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento.

Es necesario destacar que la base legal de la Firma electrónica está recogida en la Ley Española 59/2003 de la Firma Electrónica. Ten en cuenta que, si requieres conocer más acerca de esta ley podrás comprenderla en más profundidad en la sección de Base legal de las Firmas de la mencionada ley. Asimismo, esta estructura incluirá bajo qué circunstancias la ley equipará la Firma Electrónica a la firma manuscrita. Además, añade notas respecto a la normativa europea y hace distintas referencias legales a firmas con sellos de tiempo y avanzadas.

Certificado Electrónico, base de la Firma Electrónica

Ten en cuenta que para firmar un documento de forma electrónica será necesario disponer de un Certificado Digital o de un DNI Electrónico. En consecuencia, como se mencionó anteriormente, el Certificado Electrónico o el DNI Electrónico contendrá el par de claves criptográficas, elementos indispensables para realizar cualquier tipo de firma de este tipo.

Los Certificados Electrónicos tienen como finalidad poder identificar de forma inequívoca a su poseedor. Además, estos son emitidos por Proveedores de Servicios de Certificación autorizados. Por lo tanto, se convierten en herramientas innovadoras tecnológicamente hablando que brindan seguridad y transparencia a sus usuarios.

Definición de las “Aplicaciones de Firma”

Las aplicaciones de Firma no son más que los programas que permiten firmar un documento electrónico. Actualmente, existen variedades de programas que son utilizados cotidianamente. Por ejemplo, Adobe Acrobat o Microsoft Word, son eficientes softwares que permiten firmar el mismo documento que se genera. No obstante, esta clase de firma presenta ciertos inconvenientes, los cuales son:

• No todos los programas que generan documentos son capaces también de firmarlos.
• El destinatario quien emite el documento firmado deberá obligatoriamente disponer de la misma aplicación para que de esta forma pueda verificar la firma. De no ser así se crearan incompatibilidades y errores en los documentos.

En conclusión, las herramientas o aplicaciones legales de Firma Electrónica en España son capaces de firmar cualquier tipo de documento electrónico y ayudan a superar los inconvenientes anteriores. Además, se pueden descargar gratuitamente, siguiendo unos sencillos pasos aprobados previamente por el gobierno Español. Específicamente, hablamos de las aplicaciones AutoFirma VALIDe, ofrecidas por la Administración Pública, las cuales, te ayudarán a firmar y validar documentos.

AutoFirma

La AutoFirma no es más que una App de firma elaborada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de España. Además, su objetivo primordial se basa en ofrecer al usuario un sistema de firma eficiente, mediante el cual, pueda firmar sencillamente cualquier tipo de documento electrónico.

De esta forma el usuario indicará que fichero quiere firmar y la App automáticamente escogerá el tipo de formato de firma qué se deba aplicar. En consecuencia, el software libera al usuario de cualquier duda técnica.

VALIDe

VALIDe es una eficiente App de Validación de Firma y certificados mediante su plataforma online. En otras palabras, constituye a la plataforma de validación que la Administración General del Estado en España coloca a la disposición de las Administraciones y de los ciudadanos para la comprobación de sus certificados. Dicha aplicación ofrece los siguientes servicios:

• Validación de Firmas Electrónicas.
• Generación de Firmas Electrónicas en múltiples formatos.
• Visualización de Firmas Electrónicas con la ayuda del Visor.

Trámites y Ventajas que aporta a sus usuarios la Firma Electrónica

En España la Firma Electrónica facilita los trámites tanto con la Administración Pública como con Entidades Privadas de forma online. Algunos tipos de trámites permitidos son:

• Presentación y pago de impuestos.
• Firma de documentos y formularios oficiales.
• Presentar recursos y reclamaciones.
• Trámites relacionados con el padrón municipal.
• Consultar las multas de circulación.
• Tramitar subvenciones.
• Consultar y cumplimentar el censo.

Poder realizar todo este tipo de trámites sin moverte de tu casa constituye la principal ventaja que se obtiene de tener una Firma Electrónica. También cabe destacar que, gracias a ella puedes olvidarte de desplazamientos y esperas innecesarias en oficinas de la administración. No obstante, tienes otras variadas ventajas, entre ellas, podemos mencionar las siguientes:

• Garantía y fiabilidad de la firma electrónica al estar garantizada por un organismo público (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

• Validez legal de los documentos firmados mediante la firma digital.
• Acceso a la información únicamente por las partes que comparten la información. Ya que las comunicaciones están cifradas.
• Se gana tiempo. Es decir, los trámites se pueden realizar a cualquier hora y cualquier día del año y no hay que esperar colas.

Procedimiento para conseguir la Firma Electrónica

A continuación, te explicaremos el procedimiento para conseguir la Firma Electrónica para personas físicas, es decir, para cualquier ciudadano:

• Primero que nada deberás disponer de un dispositivo electrónico con una conexión estable a internet.
• Luego desde tu navegador web preferido deberás acceder a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Específicamente al apartado de persona física y obtener el Certificado de Software.
• Recuerda que antes de comenzar la solicitud deberás tener en cuenta las especificaciones que se necesitan para hacerlo. Para ello, deberás leer detenidamente el apartado de “Consideraciones previas y configuración del navegador” y aceptar así dicho apartado.
• Ahora procede a rellenar los datos personales del formulario.
• Verifica luego la información cargada en dicho formulario y de estar de acuerdo selecciona el ícono “Enviar la petición”. Posteriormente, enviada la petición, le llegará al solicitante un código al correo electrónico registrado. El cual será necesario mantener a mano a la hora de acreditar tu identidad en una administración pública.
• Realiza la acreditación de tu identidad ante un organismo público.

Ten en cuenta que para dicho procedimiento deberás presentar tu DNI, carnet de conducir o pasaporte. Además, también deberás disponer del código enviado al correo tras la solicitud de la firma electrónica. La acreditación se podrá realizar en las más de 400 “Oficinas de Registro” distribuidas en toda España.

• Una vez acreditada la identidad, deberás descargar el certificado. Para ello, tendrás que usar el mismo ordenador, el mismo navegador y el mismo usuario con el que se realizó la solicitud. Luego inserta los siguientes datos:
  • Número de documento de identificación utilizado en la solicitud.
  • Primer apellido.
  • Código de solicitud.

Finalmente, terminado estos trámites administrativos, se podrá disponer del Certificado y se podrá ser utilizado. Ten en cuenta que la Firma Electrónica tiene una validez de tres años y que pasado este tiempo habrá que renovarla si se quiere seguir usando.

Renovación del Certificado

Los Certificados Electrónicos disponen de un período de vigencia, al pasar dichos tiempos estos se vencen. Por lo tanto, no sirven para firmar ni tampoco para identificarse. En consecuencia, el proveedor de los Certificados asigna ciertos procedimientos antes de que este documento pierda su vigencia para poder renovarlo sin necesidad de otro tipo de documento.

En otras palabras, en el caso de los Certificados de la FNMT, tendrán una vigencia de 36 meses. Además, se podrán renovar durante 2 meses antes de su fecha de vencimiento. Dicha información la podrás ampliara través de la página oficial de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Es importante destacar que, el proceso de renovación de un Certificado, abarca desde la solicitud de la renovación hasta su descarga final. Además, se ha de realizar desde el mismo navegador web en el que está instalado dicho software. Así pues, los Certificados incluidos en la tarjeta de DNIe tienen una validez de 30 meses. Aunque la tarjeta del DNIe pueden tener una validez de hasta 10 años dependiendo de la edad de la persona.

Ahora, si el Certificado caduca tendrás que volver a realizar todo el proceso de solicitud del certificado. Sin embargo, este documento se podrá gestionar antes de que caduque y el proceso no requiere una solicitud nueva. Recuerda que podrás ver si tu certificado está caducado utilizando el servicio VALIDe del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Revocación de un Certificado

Podrás revocar tu Certificado de Firma Electrónica antes de  que este expire, recuerda que esto es por razones de seguridad. A continuación, te mencionaremos las principales causas de revocación de un Certificado:

• Solicitud voluntaria del suscriptor.
• Fallecimiento del suscriptor o de su representado, incapacidad sobrevenida, total o parcial, de cualquiera de ellos.
• Culminación de la representación o extinción de la entidad representada.
• Inexactitudes en los datos aportados por el suscriptor para la obtención del certificado.
• Que se detecte que las claves del Suscriptor o de la Autoridad de Certificación han sido comprometidas.

Para ciertos casos específicos, la revocación de un certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) podrá realizarse de tres formas:

A través de Internet

• En caso de que el titular del mismo o su representate lo posea.

En la Oficina de Acreditación

• Esta opción es válida para cuando se extravía o es robado, al asistir a la oficina debe firmar el modelo de solicitud de revocación del Certificado. Estas oficinas envían constantemente los registros tramitados a la FNMT. Para que luego esta institución proceda a la revocación de dicho documento.

Mediante el número 902 200 616

• A veces se hace imposible asistir a la oficina o sencillamente no puedes ir a la oficina, en esos casos tienes este último recurso.

Ahora bien, para el caso específico del DNIe, se deberá presentar en cualquier oficina del DNIe para poder así revocar dicho Certificado. Siendo así la revocación inmediata a la tramitación de cada solicitud verificada como válida.

Luego, posterior a que es revocado, el Certificado ya no podrá ser reactivado más. Por lo tanto, será necesario volver a iniciar todo el proceso de solicitud. Para estos casos es necesario recordar la entidad de certificación es la responsable de indicar el procedimiento a seguir. Para conoccerlo simplemente tienes que ingresar al sitio en línea.

Tipos de estructura y formatos de la Firma Electrónica

La existencia de múltiples formatos de firma se debe a diversos aspectos, dentro de los que destacan los siguientes:

• Estructura del fichero.
• Firmas con múltiples usuarios.
• Lugar donde se almacena el documento original.
• Longevidad de la firma y sello de tiempo.

Por lo tanto, una firma electrónica no es más que un fichero que contiene información sobre el documento original, el firmante, la fecha de la firma, algoritmos utilizados y posible caducidad de la firma. Asimismo, la cronología de la data que se encuentra dentro del fichero y las etiquetas que indican cuando empieza y termina un campo. Cabe destacar que las posibles opciones de dichos campos entre otros vienen determinado por variados tipos de formatos. Estos son:

CAdES (CMS Avanzado)

Este es el resultado de mejoras hechas al formato de firma estandar. Por lo tanto, este formato es adecuado para realizar firmas de ficheros grandes. Especialmente si la firma contiene el documento original, debido a que optimiza el espacio de la información. Deberás tener siempre en cuenta que posteriormente al firmar, no podrás ver más la información, debido a que esta se guarda en forma binaria.

XAdES (XML Avanzado)

• Posee un formato de texto parecido a las etiquetas del HTML. Mediante este tipo de formato los documentos que se obtienen generalmente son mucho más grandes que los del CAdES. Por lo tanto, no es recomendable cuando el fichero original es demasiado grande. Como dato curioso y peculiar las aplicaciones como eCoFirma del Ministerio de Industria y Comercio, sólo firman en XAdES.

PAdES (PDF Avanzado)

• Es el ideal cuando se trata de un documento en pdf. El destinatario de la firma puede comprobar fácilmente la firma y el documento firmado. Para los otros formatos sería necesario contar con alguna herramienta externa para lograr algo así.

OOXML y ODF

• Son los formatos de firma que utilizan Microsoft Office y Open Office, respectivamente. Este tipo de formato permite configurar eficientemente y de forma automática el formato a utilizar dentro de sus configuraciones avanzadas, si así lo requiere la parte interesada.

Finalmente, esperamos que toda esta información asociada al proceso de solicitud de una Firma Electrónica en España te sea de gran ayuda. Además, si te ha gustado este artículo te recomendamos ingresar al siguiente link donde encontrarás información variada de tu posible interés.